¿Qué es un Formulario de Admisión?
Un formulario de admisión de proyectos es un documento cuestionario utilizado por agencias de marketing para incorporar de manera efectiva y eficiente un nuevo proyecto de cliente. El formulario de admisión contiene una serie de preguntas relacionadas tanto con el cliente y los detalles del proyecto. Por esta razón, un formulario de admisión de proyectos es la opción preferida para nuevos proyectos donde la relación de trabajo es basada en proyectos o basada en tiempo.
Para los clientes con retención mensual, típicamente se utilizaría un brief de proyecto / brief del cliente en lugar de un formulario de admisión de proyecto ya que la mayoría de la información básica del cliente ya es conocida y el detalle requerido es mucho más específico para el proyecto.
Beneficios de los formularios de solicitud de proyectos para agencias
Las agencias digitales exitosas dependen de procesos optimizados. Cuantos más de estos procesos estén establecidos en la agencia, más fácil es escalar y hacer crecer la agencia. El principal beneficio de un formulario de admisión de proyectos es asegurar que cada nuevo proyecto de cliente comience de la mejor manera con un proceso formalizado desde el día 1. El objetivo del formulario de admisión es facilitar la transferencia eficiente de la información del proyecto del cliente a la agencia.
En resumen, el formulario de solicitud de proyecto ayuda a preparar el nuevo proyecto para el éxito. Pero también hay varios otros beneficios tanto para la agencia como para el cliente:
1. Pone a todos en la misma página, ¡literalmente!
A veces puede haber varios interesados involucrados por parte del cliente. Para prevenir la mala comunicación o la desalineación de objetivos siempre es bueno utilizar documentación para capturar todos los detalles del proyecto en un solo lugar y obtener el acuerdo de todos los interesados.
El formulario de admisión de proyectos ayuda a facilitar la claridad al definir el objetivo, los entregables y ayuda a establecer expectativas, especialmente en torno al alcance del trabajo. Esto, por supuesto, ayuda a evitar la ampliación de alcance, que es algo que puede suceder cuando no hay documentación establecida.
2. Establece el estándar para trabajar juntos
La relación entre cliente y agencia tiene más probabilidades de funcionar si la documentación está en el corazón de cada proceso. Un formulario de admisión de proyectos ayuda a mantener un registro de auditoría entre usted y el cliente. En caso de que las cosas vayan mal más adelante, el formulario de admisión de proyectos ayuda a respaldar su versión de los hechos, ya que es completado por el cliente y detalla sus expectativas. También cabe destacar que la documentación de este tipo ayuda a construir confianza y muestra que sabe lo que está haciendo.
3. Crea eficiencia en el flujo de trabajo
Ahorro de tiempo (tanto para la agencia como para el cliente) como un gran beneficio de usar un formulario de admisión de proyectos. Pero no solo eso, el formulario puede formar parte de una serie de automatizaciones para hacer tu flujo de trabajo aún más eficiente. Por ejemplo, las entradas del formulario pueden enviarse directamente a una herramienta de gestión de proyectos y pueden usarse para crear automáticamente tareas para el personal o establecer marcos de proyectos.
4. Ayuda a construir una cultura de agencia en torno a procesos sólidos
El proceso del formulario de admisión de proyectos debería ser uno de los muchos que tu agencia utiliza para garantizar operaciones diarias sin contratiempos. Como hemos cubierto en artículos anteriores como Cómo iniciar una Agencia de Marketing Digital, definir claramente los procesos de tu agencia es clave para dirigir un negocio exitoso. Hacerlo asegura que tu agencia pueda crecer y escalar porque has construido procesos consistentes a través de los proyectos de los clientes.
5. Evita el intercambio constante de correos electrónicos
La comunicación es clave para cualquier relación cliente-agencia. El formulario de admisión de proyectos puede ayudar a evitar correos electrónicos redundantes y prevenir que los detalles se pierdan en cadenas de correos largos. También previene la temida situación en la que el cliente accidentalmente hace clic en 'responder' a un correo en lugar de 'responder a todos' y comienzan a aparecer lagunas de información dentro del equipo del proyecto.
Proceso típico del formulario de admisión de proyectos
El formulario de admisión de proyectos suele representar una parte de un proceso de admisión de nuevos clientes de 3 o 4 partes. Dependiendo del tipo de agencia (y tamaño), el proceso de admisión (o incorporación) de nuevos clientes podría ser algo así:
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- Primer contacto: un cliente potencial encuentra tu sitio web en una búsqueda de Google, rellena tu formulario de contacto, te envía un correo electrónico o se pone en contacto de alguna otra manera
- Formulario de admisión de proyectos: el cliente potencial completa tu formulario de admisión de proyectos
- Propuesta (o presentación): podrías enviar la propuesta al cliente o presentarla en persona o por Zoom
- Kick off meeting: el cliente acepta tu propuesta y una reunión presencial o llamada da inicio formalmente al proyecto
- Contrato o Declaración de Trabajo (SoW) firmado: esto podría firmarse durante o incluso antes de la reunión de inicio
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Qué incluir en tu Formulario de Solicitud de Proyecto
El formulario de admisión del proyecto debería ayudarte a capturar toda la información que necesitas para entender el alcance del proyecto. Por lo tanto, tiene sentido que el formulario haga preguntas específicas sobre lo que implica el proyecto.
Esto necesitará ser ajustado en función del tipo de proyecto (por ejemplo: proyecto de SEO, proyecto de redacción de contenido, proyecto de estrategia en redes sociales, etc.) pero los siguientes tipos de preguntas te ayudarán a capturar la mayoría de los requisitos generales:
Detalles del cliente
- Nombre del cliente
- Personas de contacto (interesados)
- Detalles de contacto (teléfono, correo electrónico, sitio web)
Detalles del proyecto
- Objetivo del proyecto o metas
- Descripción escrita de alto nivel del proyecto
- Tipo de proyecto / Servicios requeridos
- Fechas de inicio y fin, hitos y prioridades
- UVPs (Propuesta de Valor Único)
- Detalles de los competidores
Detalles del público objetivo (si aplica)
- Personas del público objetivo
- Demografía / geografías del público objetivo
- Datos del valor del cliente
Presupuesto
- Rango del presupuesto del proyecto
- Rango de retención mensual (si aplica)
Cómo construir y automatizar un formulario de admisión de proyectos
A medida que los clientes completan tus formularios de admisión de proyectos, es probable que veas beneficios en automatizar el procesamiento de estos datos. De hecho, la mayoría de las agencias digitales automatizan la recopilación de datos para ahorrar tiempo. Los ejemplos al final de este artículo de agencias digitales resaltan todos el aspecto de automatización de esta recopilación de datos y cómo lo lograron.
Cuando se trata de crear tu primer formulario de recepción de proyectos, un lugar simple (y gratuito) para comenzar es Google Forms. Esto se debe a que las respuestas se recopilan automáticamente en Google Sheets, por lo que no es necesario ingresar los datos manualmente.
However when it comes to actually starting client projects, typically you would be using some sort of project management tool to set up the overall project, assign tasks, track dates and monitor progress.
Al igual que Google Forms, una forma sencilla (y gratuita) de empezar es con un tablero kanban como el de Trello. Así que cuando alguien envía el formulario, los datos se crean como una nueva tarjeta en un tablero de Trello. Esta automatización se logra utilizando Zapier entre Google Forms y Trello:
Pero si necesitas más escala y has superado Trello, tendrás que recurrir a una herramienta de gestión de proyectos dedicada (como Asana que se muestra a continuación). La ventaja de estos tipos de herramientas es que son completas e incluyen cosas como constructores de formularios integrados que te permiten crear un formulario de cuestionario simple. Los datos del formulario se envían automáticamente directamente a la herramienta de gestión de proyectos cuando se envían.
Todavía podría haber una necesidad de Zapier. Otras agencias digitales utilizan herramientas de automatización de datos como Zapier para recuperar datos de formularios enviados desde constructores de formularios personalizados y empujarlos hacia herramientas de gestión de proyectos también. De cualquier manera, el resultado es el mismo. Lograr la automatización te ayudará a ahorrar tiempo en general.
Descarga la plantilla del formulario de admisión de proyectos en Word DOCX
Descarga la plantilla de Word y úsala como base para tu propio formulario de admisión de proyectos de agencia:
Ejemplos de formularios de solicitud de proyectos para agencias digitales
Hablamos con algunas agencias de marketing digital sobre sus formularios de admisión de proyectos, cómo los utilizan y cómo los formularios aportan valor tanto al cliente como a la agencia:
Toma las escaleras
Take the Stairs es una agencia de marketing digital y generación de clientes potenciales con sede en Nashville, TN. Se especializan en realizar campañas de generación de clientes potenciales para dentistas y negocios de spa médicos.
Adam Carbonneau es el Fundador y Director Gerente de Take the Stairs. Adam dice que sus formularios de admisión de proyectos son un requisito previo para cada campaña de generación de clientes potenciales que realizan para sus clientes.
Estos formularios permiten a la agencia recopilar una gran cantidad de criterios de venta del cliente y asegurar que se dirigen con precisión a los prospectos ideales del cliente. Técnicamente, el formulario está construido en Gravity Forms y utiliza Zapier para empujar los datos hacia ClickUp, que la agencia usa para gestionar su tubería de proyectos.
Un ejemplo del Formulario de Admisión de Proyectos de Take the Stairs
Adam dice que la idea de usar un formulario de admisión de proyectos provino del modelo de ventas ABM (Account Based Marketing).
"Nuestras campañas de generación de leads utilizan el poder de la base de datos de LinkedIn Sales Navigator. Extraemos datos de leads basándonos en los criterios de ventas de nuestros clientes para descubrir de 400 a 1500 de sus prospectos más cualificados."
La agencia entonces prepara las listas y realiza actividades de enriquecimiento de datos antes de usar las Audiencias Coincidentes de LinkedIn para ganar reconocimiento de marca antes de lanzar una campaña de alcance en frío que tiene como objetivo enseñar a sus prospectos ideales algo nuevo sobre su industria, en lugar de ser muy agresivos en ventas.
Una vez que los prospectos se interesan en los servicios de la agencia, el formulario de admisión de proyectos se utiliza para entender los detalles sobre lo que el cliente desea lograr:
"En lugar de tener una reunión de 3 horas, permitimos que nuestros clientes completen nuestro formulario de criterios de venta en su tiempo libre. Al enviar el formulario, se crean automáticamente tickets internos dentro de nuestra herramienta de gestión de proyectos y nuestro Project Manager recibe una alerta de que el cliente está listo para comenzar."
Creative Click Media
Creative Click Media es una agencia de marketing digital de servicio completo en New Jersey centrada en marketing creativo, diseño y desarrollo web.
Adam Binder es el Fundador de la agencia y nos contó que recientemente lanzaron un nuevo formulario de admisión de proyectos en línea específicamente para proyectos de SEO.
El formulario se divide en siete categorías que cubren los detalles del cliente, la empresa, la audiencia, los clientes, los competidores y los objetivos.
"El propósito de este formulario de admisión es doble: obtener información sobre el negocio y obtener información sobre los objetivos y expectativas del cliente para su campaña."
Adam dice que el formulario también se trata de poner a la agencia en una posición proactiva desde el día 1. Tener la información a mano permite a su equipo realizar una investigación preliminar, lo que conduce a una llamada de lanzamiento inicial más productiva y con acciones concretas. Al obtener una ventaja en la comprensión del negocio y los objetivos del cliente, Creative Click Media puede desarrollar una estrategia de marketing digital más dirigida y efectiva desde el principio.
Formulario de Incorporación de Proyectos SEO de Creative Click Media
Un aspecto único del formulario de admisión de proyectos de Creative Click Media es su tono de voz. Adam dice que para el cliente, responder tantas preguntas importantes de una vez puede ser intimidante y abrumador. Para equilibrar esto, han hecho su formulario de colores brillantes con GIFs populares insertados entre secciones.
Esto ayuda a aportar algo de humor e intriga a una tarea de otro modo monótona, al mismo tiempo que resalta el lado divertido de la cultura de su empresa.
Estratosfera
Stratosphere con sede en Irvine, CA, es una agencia de marketing digital especializada para clientes en el sector de Seguros.
Casey Preston es el Fundador y CRO de la agencia y utiliza formularios de admisión de proyectos para proporcionar una mejor experiencia de incorporación para sus clientes y optimizar su flujo de trabajo. También obtienen otros beneficios.
Casey dice que el formulario actúa como un trampolín para seleccionar el proyecto adecuado. Envían el formulario a los clientes en la etapa previa a la colaboración, con la esperanza de encontrar un grupo común en el que estar de acuerdo.
Descargar el Formulario de Admisión de Proyectos de Stratosphere
Cuando el cliente envía este formulario, los datos se introducen en la herramienta de gestión de proyectos propia de la agencia y se utilizan como base para establecer las etapas del ciclo de vida del proyecto. Casey dice que el formulario de admisión ha evolucionado a lo largo de los años desde un formulario básico de información del cliente hasta un documento más detallado centrado en el proyecto.
Para el equipo de Stratosphere, estos formularios proporcionan más que solo eficiencias de flujo de trabajo, sino que realmente ayudan a construir inteligencia de la industria. Los datos capturados también les proporcionan tendencias sobre rangos de presupuesto, segmentos de mercado objetivo, UVPs (Propuestas de Valor Único) y panoramas de la competencia. Esto es aún más importante dado que la agencia opera en un nicho único: Seguros.
"A medida que continuamos expandiendo nuestra cobertura de los segmentos de la industria y añadimos más servicios de marketing digital a nuestras alas, realizaremos más modificaciones en nuestro formulario de admisión de proyectos, según sea necesario, para alcanzar los objetivos de nuestra agencia"
Venture Kite
No solo los formularios de admisión de proyectos son populares para las agencias, sino también para los negocios que operan sub-marcas. Venture Kite es uno de esos negocios con un portafolio de diferentes sitios web. El grupo tiene procesos similares a los de una agencia y utiliza formularios de admisión de proyectos internamente.
Nadav Harari es el Jefe de SEO en Venture Kite y dirige proyectos de marketing digital en todo su portafolio. Nadav dice que tienen un flujo constante de nuevos proyectos y actualizaciones que se lanzan de manera regular.
"Hemos integrado el formulario de solicitud de proyectos de Asana para ayudarnos a gestionar las solicitudes de manera eficiente de los propietarios de productos y varios departamentos."
Cada propietario de producto dentro del grupo Venture Kite envía una tarea utilizando el formulario y describe el proyecto así como la prioridad, fecha de vencimiento y archivos adjuntos.
Estos formularios son procesados a través del flujo de trabajo centralizado de Asana y divididos en tareas relevantes con prioridades de producción gestionadas semanalmente por el gestor de proyectos y el director general de Venture Kite.
Próximos Pasos
No olvides descargar la plantilla del formulario de admisión de proyectos de la agencia en formato Microsoft Word DOCX. Es completamente editable, lo que te permite personalizar las preguntas y el formato para tu nicho o servicio en particular. Cuéntanos cómo te va, nos encantaría saber de ti en Twitter @seoptimer.
