La historia del término ‘agencia’ se remonta al siglo XIX cuando Volney B. Palmer abrió la primera agencia en EE. UU.
Se refería a su negocio como un ‘agente’ y operaba esencialmente como una agencia de medios, comprando espacios publicitarios impresos en grandes cantidades y vendiéndolos a los clientes con un beneficio adicional.
Desde la Época Dorada de la publicidad en los años 60, las agencias de marketing han recorrido un largo camino.
Fuente de la imagen: NCLAC
Se han adaptado y evolucionado a través del auge de internet en los 90, el auge de la tecnología móvil en los 2000, la disrupción causada por la pandemia en 2020 y ahora el auge de la IA en 2023.
Nota al margen: echa un vistazo a nuestro gran artículo sobre cómo las principales agencias digitales están utilizando la IA en la optimización de sus procesos empresariales.
Una cosa que ha permanecido constante a lo largo de las décadas es la necesidad de que las agencias organicen sus equipos en estructuras específicas para satisfacer los requisitos de los clientes. La estructura de una agencia de marketing se refiere a cómo se organizan el personal y los equipos en su organización.
Aquí en SEOptimer, hablamos con nuestros clientes de agencias todo el tiempo y nos fascina cómo las diferentes agencias se organizan en diversas estructuras de trabajo.
Para este artículo, hemos encuestado a varias agencias digitales líderes para obtener una idea de las estructuras que han implementado para asegurar que sus equipos operen de la manera más eficiente posible.
Nos gustaría agradecer a los siguientes colaboradores por compartir sus perspectivas sobre las estructuras de agencia de marketing que han implementado dentro de sus organizaciones:
- Kyle Smendziuk @ WebMarketers, Canadá
- Andy Beohar @ SevenAtoms, Estados Unidos
- Paul Mario Vratusha @ D Studio Consulting, Reino Unido
- Daniel Samples @ Nurdit, Estados Unidos
- Holly Rollins @ 10x Digital, Estados Unidos
Generalmente, a la mayoría de los propietarios de negocios no les importa demasiado la estructura de sus empresas. Pero para los propietarios de agencias, este es en realidad un elemento muy importante de su negocio. La razón es que la mayoría de los propietarios de agencias están lidiando con un gran volumen de entregables, como tal, tienden a estar bajo mucha presión y estrés.
Al implementar una estructura de agencia, los fundadores de agencias pueden diseñar sus negocios para operar de la manera más eficiente posible y, en última instancia, escalarlos para ganar más dinero.
Estructuras típicas de una agencia de marketing
Estructura tradicional de una agencia de marketing
La estructura tradicional de las agencias de marketing es un enfoque que ha resistido la prueba del tiempo. Las grandes agencias de publicidad han utilizado este modelo para ayudarles a gestionar equipos y centralizar la autoridad, creando un flujo de reportes ascendente.
Todas las especializaciones (SEO, marketing en redes sociales, diseño web, etc.) y operaciones comerciales (contabilidad, recursos humanos, etc.) están agrupadas en sus propios equipos individuales.
Entonces, la estructura de esta agencia de marketing resultará en diferentes equipos basados en sus especializaciones. Por ejemplo, el equipo de SEO estará compuesto por un director de SEO, un SEO senior, un SEO junior, etc.
Asimismo, el equipo de redes sociales estará compuesto por el jefe de marketing en redes sociales, el comprador de medios senior, los gerentes de redes sociales junior, etc.
Cada equipo o división, está gestionado por un jefe de departamento (p. ej., director de SEO) que informa al gerente general o a otro ejecutivo como un Director de Operaciones (COO).
Estructura de la Agencia de Marketing Pod
Como sugiere el nombre, la estructura de la agencia de marketing de pods divide la organización en equipos o "pods" en base a cada proyecto.
Esto resulta en equipos compuestos por un líder de proyecto o estratega y luego varios individuos de diferentes especializaciones que pueden ofrecer los servicios.
Un grupo en una agencia de marketing que utiliza esta estructura podría consistir en los siguientes miembros:
- Jefe de proyecto o gestor de cuentas
- Especialista en SEO
- Especialista en PPC
- Especialista en marketing en redes sociales
- Diseñador gráfico
- Redactor
Así que tendrás un "pod" atendiendo a todos tus clientes de restaurantes, otro atendiendo a todos tus clientes de comercio electrónico, y así sucesivamente.
En la estructura de la agencia de marketing pod, el gestor de proyectos informa al gerente general, jefe de servicios al cliente, etc.
Además, las operaciones de back-office como finanzas y recursos humanos están divididas en sus propios módulos respectivos.
Estructura de la Agencia de Marketing Matrix
La estructura de agencia de marketing matricial es casi como la estructura tradicional, sin embargo, permite la flexibilidad en la formación de equipos interdivisionales como con el sistema de marketing de cápsulas.
Puedes pensar en la estructura de la agencia de marketing matrix como un híbrido entre las estructuras de agencia tradicional y de agencia pod.
En la estructura de la agencia de marketing matrix, los equipos se agrupan según departamentos o divisiones (SEO, PPC, marketing por correo electrónico, etc.), sin embargo, tienen la capacidad de formar equipos interdivisionales para proyectos individuales.
No existe una estructura de agencia de marketing de "talla única".
La estructura que elijas dependerá en última instancia del tamaño de tu agencia así como del número de clientes que tengas, pero más sobre este tema más adelante.
También, recuerda que la estructura de una agencia de marketing no es permanente, siempre puedes mezclar las cosas y cambiar tu estructura para encontrar la mejor para tu agencia específica.
Estructura de la Agencia de Marketing vs Organigrama de la Agencia
Es posible que hayas oído hablar de la terminología "organigrama de agencia" antes.
Pero, ¿cuál es la diferencia entre la estructura de tu agencia de marketing frente al organigrama de la agencia?
Bueno, simplemente, el organigrama de la agencia es solo una representación visual de la estructura de la agencia de marketing. El organigrama de la agencia muestra los diferentes roles y responsabilidades de la agencia, así como el flujo de reporte.
¿Por qué es importante pensar en la estructura de tu agencia de marketing?
Seleccionar la mejor estructura para una agencia de marketing requiere una consideración cuidadosa. Con eso dicho, hay varias razones por las que necesitas pensar detenidamente y considerar la mejor opción para tu agencia:
Esencial para Escalar
La razón más importante para implementar una estructura de agencia de marketing es porque aumenta la productividad general.
La estructura de una agencia de marketing agiliza los procesos y operaciones de tu agencia. Y como resultado, el trabajo se realiza más rápido y de manera más eficiente.
Una agencia que es capaz de trabajar de manera eficiente puede escalar sus operaciones simplemente replicando lo que ya está funcionando.
Elimina la Confusión
Cuando hay una estructura de agencia de marketing claramente definida, todos los miembros del personal sabrán exactamente a quién informar y cuáles son sus roles y responsabilidades.
Fuente de la imagen: Runn
Facilita el Seguimiento del Progreso
Hay muchos procesos y cosas diferentes sucediendo en una agencia digital, desde servicios al cliente hasta la entrega de servicios.
La estructura de una agencia de marketing facilita a los gerentes y líderes de proyecto mantenerse al día sobre el trabajo que es relevante para ellos sin verse sobrecargados por información innecesaria.
Estructuras de Agencias de Marketing en un Mundo Remoto
Con el aumento en la demanda de trabajos a distancia y los beneficios de tener equipos remotos, casi todas las agencias de marketing han tenido que implementar procedimientos y estructuras de operación remota para asegurar que las operaciones se mantengan eficientes.
De hecho, el trabajo remoto ha llegado para quedarse. Estudios muestran que para el año 2025, 36.2 millones de estadounidenses estarán trabajando de manera remota. Esto es un aumento de 16.8 millones desde antes de que comenzara la pandemia.
Gestionar un equipo remoto tiene sus desafíos. Y como resultado, elegir una estructura de agencia de marketing efectiva para tu agencia remota es de suma importancia.
Hemos preguntado a los fundadores y ejecutivos de agencias las siguientes dos preguntas para entender sus estructuras de agencia:
- ¿Qué estructura de agencia de marketing utilizas en tu agencia?
- ¿Cómo te aseguras de que el trabajo se realice al gestionar un equipo remoto?
Agencias exitosas nos cuentan sobre la estructura que funciona para ellas
Kyle Smendziuk - WebMarketers
Kyle es el CEO de WebMarketers, una agencia digital de 40 personas con sede en Canadá que consta de empleados tanto en la oficina como remotos.
Él señala que escalar una agencia con éxito requiere que te concentres en altas tasas de retención para evitar que las nuevas ventas igualen la rotación de clientes y te encuentres con una barrera de crecimiento.
“En un espacio digital que ahora es mucho más complejo, las empresas dependen cada vez más de equipos multidisciplinarios para gestionar sus esfuerzos de marketing.
Mantener los KPI's a gran escala requiere que los propietarios de agencias inviertan en una gerencia intermedia experimentada, ya que un propietario ya no puede liderar campañas y relaciones para toda la clientela.”
Andy Beohar - SevenAtoms
"Nuestro equipo en SevenAtoms está estructurado en base a áreas específicas de experiencia y función.
Cada miembro tiene un conjunto de habilidades complementarias que contribuyen a la eficacia general del equipo.
Priorizamos la colaboración y la flexibilidad, razón por la cual operamos bajo una estructura plana con menos niveles de gestión. Esto nos permite trabajar juntos de manera más eficiente y adaptarnos a las necesidades y prioridades cambiantes."
Para aprovechar al máximo la cultura remota, las empresas deben crear un entorno de oficina virtual que imite la experiencia presencial lo más cercanamente posible.
Esto incluye establecer expectativas claras para la comunicación y definir canales para tiempos de respuesta más rápidos.
Por ejemplo, la mensajería instantánea puede utilizarse para solicitudes sensibles al tiempo, las videollamadas para reuniones y herramientas como Wrike o Slack para la gestión de proyectos. Además, es crucial establecer un flujo de trabajo bien definido que aclare tareas y actividades, permitiendo a los miembros del equipo entender las expectativas y los plazos.
Al implementar estas estrategias, las agencias pueden obtener los beneficios de los equipos distribuidos mientras mantienen la productividad y aseguran el éxito de su fuerza laboral remota.
Paul Mario Vratusha - D Studio Consulting
"Nuestro equipo está dividido en cinco grupos, cada uno con sus propias responsabilidades únicas."
Paul señala que su equipo de gestión supervisa el lado empresarial de las cosas y se asegura de que todo funcione sin problemas. Trabajan estrechamente con otros equipos para asegurar que los clientes reciban el servicio de la más alta calidad.
El equipo de ventas se dedica a encontrar nuevos clientes utilizando estrategias de marketing entrante. Una vez que identifican un posible cliente potencial, trabajan con nuestros expertos en servicios para crear una oferta personalizada que satisfaga sus necesidades.
Una vez realizada la venta, el equipo de incorporación toma el control, asegurándose de que tienen todo el acceso necesario a los canales de publicidad, servicios y sitios web de los clientes. Si falta alguno de estos activos, el equipo de incorporación los creará para el cliente.
"Nuestros expertos en servicios están altamente especializados en sus respectivas áreas y trabajan tanto como gestores de cuentas como proveedores de servicios. Si un cliente solicita múltiples servicios, nuestro experto en servicio principal delega tareas a expertos en servicios especializados que están bien equipados para manejarlas."
Cualquier tarea que requiera apoyo adicional se delega a asistentes junior, que están cualificados y deseosos de ayudar en diseño, codificación, escritura, etc.
En general, los beneficios de la estructura de nuestro equipo superan los riesgos, lo que nos permite proporcionar un servicio de alta calidad."
Para optimizar verdaderamente la eficiencia y efectividad de un equipo remoto, las agencias deberían emplear una miríada de herramientas y estrategias.
Las revisiones y reuniones programadas regularmente sirven para proporcionar una plataforma dinámica para discutir el progreso, identificar y abordar problemas y, lo más importante, asegurar la alineación en todos los ámbitos.
Además, las agencias deberían aprovechar el poder del software de gestión de proyectos para seguir sin problemas los plazos y delegar tareas, todo ello mientras fomentan un entorno de trabajo colaborativo que empodera a los miembros del equipo para comunicarse con facilidad a lo largo de la jornada laboral.
"En D Studio Consulting, nos esforzamos por establecer expectativas claramente definidas y plazos realistas para cada proyecto, asegurando que los miembros de nuestro equipo cuenten con los recursos necesarios y el apoyo necesario para realizar completamente sus objetivos."
Por último, pero ciertamente no menos importante, prioriza la confianza y la comunicación como componentes integrales del ethos organizacional, cimentando una base de relaciones sólidas con cada uno de los miembros de tu equipo, incluso en el contexto del trabajo remoto.
Daniel Samples - Nurdit
"Como agencia de PPC de Amazon, utilizamos una estructura híbrida que combina elementos de una estructura funcional y divisional para maximizar la eficiencia y la productividad."
Priorizamos la comunicación y colaboración mediante el uso de diversos canales de comunicación como el correo electrónico, teléfono y videoconferencias. Las revisiones y reuniones regulares son esenciales para asegurar que todos estén en la misma página y para abordar cualquier problema o preocupación de manera oportuna.
Utilizamos herramientas de gestión de proyectos como Trello, Asana y Monday.com para optimizar nuestro flujo de trabajo y mantener la transparencia y la responsabilidad."
Daniel también promueve un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal alentando a los miembros de su equipo a tomar descansos, priorizar el autocuidado y desconectarse del trabajo durante las horas no laborales.
"Nuestra estructura de agencia de marketing innovadora y la efectiva gestión de equipos remotos nos permiten ofrecer servicios excepcionales a nuestros clientes.
Asignamos grupos funcionales a cuentas de clientes específicas, lo que permite servicios personalizados y atención personalizada. Al priorizar el bienestar de nuestro equipo, somos capaces de fomentar una cultura de trabajo positiva que promueve la productividad, la creatividad y la satisfacción."
Holly Rollins - 10x Digital
"En 10x Digital, hacemos uso de una combinación de estructuras funcionales y planas."
En una estructura funcional, la agencia está organizada en diferentes departamentos basados en las funciones que realizan, como SEO, PPC, PR y redes sociales. Cada departamento tiene sus propios miembros del equipo que se especializan en sus respectivas áreas de experiencia.
Esta estructura funciona bien en un entorno remoto ya que cada equipo puede trabajar de manera independiente y colaborar virtualmente cuando sea necesario.
En una estructura plana, hay pocos niveles de gestión, y los miembros del equipo tienen un alto grado de responsabilidad. Esta estructura funciona bien en un entorno remoto ya que permite una mayor flexibilidad y agilidad al responder a las necesidades de los clientes.
Cada cliente tiene un Gestor de Proyectos que supervisa el retén mensual, establece reuniones, crea tareas para otros miembros del equipo e informa a la alta dirección.
Holly también señala que tienen una reunión de producción semanal para revisar cada cliente y proporcionar actualizaciones de estado. Los equipos de 10x Digital utilizan software de gestión de proyectos como Trello, Basecamp y Workzone para organizar proyectos y asignar tareas a diferentes miembros del equipo.
Cómo estructurar tu agencia de marketing
Como se mencionó anteriormente, hay dos factores principales que pueden tener un impacto en la estructura de la agencia de marketing que es mejor para su organización.
Servicios Ofrecidos
Los servicios que ofreces en tu agencia digital tendrán el impacto más significativo en la estructura de tu agencia.
Fuente de la imagen: Munro Agency
Una agencia especializada en SEO tendrá una estructura muy diferente a la de una gran agencia internacional que ofrece múltiples servicios de marketing.
Como ejemplo, si tu agencia solo ofrece servicios especializados como SEO para negocios locales, entonces podría ser mejor implementar la estructura de agencia de marketing tipo pod donde tienes diferentes equipos para diferentes proyectos.
Así que tendrás un equipo dedicado a atender a todos tus clientes de fontanería, otro que atiende a clientes del sector sanitario, etc.
Una agencia que ofrece múltiples servicios como SEO, redes sociales, marketing de contenidos, etc., probablemente utilizará la estructura tradicional de agencia de marketing. En la práctica, tendrás un equipo dedicado a hacer SEO para todos tus clientes y un equipo separado gestionando las redes sociales para todos tus clientes.
Tamaño de su Agencia
Cuanto mayor sea tu agencia, más compleja se volverá tu estructura.
Una agencia compuesta por varios empleados, autónomos o contratistas probablemente requerirá mucha más elaboración de informes y supervisión de la gestión que una agencia más pequeña.
Como tal, las agencias más pequeñas tienden a apegarse a la estructura de agencia tipo "pod", mientras que las agencias más grandes tienden a usar la estructura tradicional o matricial.
Conclusión
Implementar una estructura de agencia de marketing es imprescindible si quieres aumentar la eficiencia y la productividad en tu agencia.
Si no has definido claramente cuál es tu estructura o si estás comenzando tu propia agencia, asegúrate de elegir una estructura de agencia de mercado que se adapte mejor a las necesidades únicas de tu organización.
¿Ha implementado su agencia una estructura de agencia de marketing que no hayamos mencionado en este artículo? Si es así, nos encantaría saber cuál es su modelo. Envíenos un tweet @seoptimer.
